НАВІЩО ВОЛОНТЕРСЬКИМ ЦЕНТРАМ МОНІТОРИНГ ТА ОЦІНКА ДІЯЛЬНОСТІ: ТЕЗИ ЕТЕРУ

Система моніторингу і оцінки (МІО) – це низка політик, практик та процесів, які дають змогу проводити систематичний збір та аналіз інформації. Усі усвідомлюють про важливість запровадження даної системи у своїх організаціях, але впроваджують – тільки одиниці.

Ця система має бути побудована так, щоб ви на неї витрачали мінімум часу і були зосереджені на виконанні місії та задач організації. Правильно побудована система МІО має допомагати, а не заважати і бути тягарем. Доки ви не визначите для чого вам система моніторингу і оцінки – не створюйте інструменти, щоб не виконувати процес заради процесу. Організація повинна переконатися, що підхід МіО відповідає її власним організаційним потребам.

Наталія Балюк, коуч, конультантка з управління проєктами, моніторингу і оцінки ефективності проєктів і програм.

Більш детально про систему моніторингу та оцінки пані Наталія розповіла під час онлайн- ефіру із представниками волонтерських центрів.

Підхід до моніторингу та оцінки, розроблений для того, щоб уможливити базове управління проєктом або програмою. Він не буде таким же, як той що розроблений для демонстрації підзвітності урядам або донорам. Так само підхід до моніторингу та оцінки, розроблений для навчання та вдосконалення, не буде таким самим, як підхід, призначений для підтримки внутрішніх комунікацій.

Менші організації, швидше за все, розроблятимуть підходи до МіО, спрямовані на одну конкретну мету, тоді як більші організації можуть розробляти підходи до МіО, які служать багатьом цілям. Але в будь-якому випадку завжди важливо переконатися, що ви та команда чітко розумієте як ви та інші планують використовувати інформацію з МіО.

Мета, для якої розроблено МіО, завжди впливатиме на те, як розробляються плани, хто та як встановлює цілі та показники, тип інструментів, що використовуються для збору та аналізу інформації, ступінь вивчення та обміну результатами МіО, та навіть те, скільки коштів та часу витрачаються на МіО.

Елементи системи МІО для великих проєктів з обмеженими ресурсами:

• показники ефективності до кожного проєкту;
• шаблони та таблиці збору інформації;
• інструкції для персоналу та залучених, навчання;
• таблиці зведення інформації;
• визначення порядку управління даними.

Питання ресурсів. До них належать здатність персоналу розробляти або виконувати завдання з МіО, кількість наявного персоналу, час, який вони повинні присвятити МіО, і наявні гроші. Обсяг цих ключових ресурсів, можливо, матиме найбільший вплив на проведення МіО.

Наприклад, процес, який має бути завершено протягом кількох днів і без додаткових ресурсів, вимагатиме зовсім іншого підходу до моніторингу та оцінки, ніж той, який має часові рамки у багато місяців, великий бюджет і команду консультантів.

Спроможність персоналу розробляти та виконувати завдання МіО може бути серйозним обмеженням на здатність організації, проєкту чи програми використовувати складні інструменти та методології. У деяких випадках організації можуть скористатися сторонньою допомогою, такою як консультанти, щоб допомогти налаштувати або підтримувати системи або підходи МіО.

Дякуємо Наталії Балюк за чудову презентацію і змістовний ефір щодо моніторингу і оцінки діяльності проєктів та програм. Дякуємо за активну взаємодію з аудиторією і доступне пояснення важливої теми!

Онлайн-розмову проведено в рамках Програми підтримки волонтерських центрів Кіровоградщини, яку реалізує КОО ВГО «Асоціація сприяння самоорганізації населення» завдяки фінансуванню National Endowment for Democracy.